Como diseñar una sala

Desde una entrevista informal con un cliente hasta una videoconferencia con la casa matriz, pasando por una reunión de ventas o la visualización de una presentación corporativa; todo eso y mucho más puede suceder en la sala de reuniones de una empresa actual.

Si a esto sumamos la complejidad y el costo de la tecnología que se le incorpora, vemos que su diseño debe ser muy cuidado para optimizar el rendimiento de la inversión y el potencial de aprovechamiento de la sala.

El tema amerita el asesoramiento de especialistas, pero vamos a tratar de resumir los principales puntos a tener en cuenta al encarar el análisis de la solución audiovisual.

El orden en que se analizan los ítems no es taxativo ya que el proceso es de una gran interacción y una modificación de un componente puede afectar las especificaciones de otros.

Posibles usos de la sala. Conviene tener claro cuáles son las aplicaciones deseadas y posibles para el ambiente. Esto puede contemplar la realización de una reunión con presentaciones desde notebooks, un orador al frente de la sala, videoconferencia, visualización de videos, entre otras.

Selección de los componentes tecnológicos. En función de las aplicaciones previstas se podrá determinar el tipo de elementos tecnológicos requeridos y sus especificaciones generales. Esto incluye por ejemplo, proyector, pantalla, monitores y televisores, videoconferencia, sistema de audio, sistemas de control, automatismos, etc. La selección de cada uno de estos componentes requiere un exhaustivo análisis, considerando la relación costo/beneficio de las diferentes alternativas.

Escenarios. Resulta útil manejar el concepto de “escenario” de uso. Cada ‘escenario’ surge de analizar, para cada aplicación de la sala, qué equipos van a estar involucrados y en qué configuración.

Disposición óptima de los elementos. Buscamos aprovechar el entorno existente, optimizando la circulación tanto del presentador como de los asistentes y de posibles operadores. Paralelamente se determina el tamaño y ubicación de pantalla y monitores, el tipo de montaje y posición del proyector, la ubicación física de los equipos, la mejor posición para plates de conexionado de notebooks, etc.

Iluminación. La iluminación de una sala de reuniones corporativas debe ser suficientemente flexible para adaptarse a los diferentes escenarios planteados. En particular hay que considerar minimizar la luz incidente sobre la pantalla mientras se aportan valores de luminosidad convenientes sobre la superficie de trabajo y los participantes de una videoconferencia.

Factores a considerar incluyen el manejo de la luz proveniente del exterior, la reflectividad de las superficies, el control de los artefactos de iluminación, la luminosidad del proyector y en definitiva, el contraste real que podrá obtenerse sobre la pantalla.

Previsión de ductos y elementos de conectividad. En este rubro consideramos los tipos de señales que vamos a manejar, la variedad de cables involucrados, el trayecto y diámetro de los ductos, las posibilidades de interconexión de señales, etc.

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